Reneva

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Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 3 agosto 2026

Questa informativa spiega quali dati personali tratta Reneva (l'applicazione raggiungibile su my.reneva.app), per quali finalità, su quali basi giuridiche e per quanto tempo, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Il servizio è un gestionale per rinnovi, lavori, documenti e ore destinato a freelance e agenzie. Una parte dei dati riguarda chi usa il servizio; un'altra, molto più ampia, riguarda i clienti dell'utente, che l'utente inserisce e di cui resta titolare: la distinzione è al punto 2 e conta, perché cambia chi risponde di che cosa.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Green Marketing Agency, con sede in Via Louis Pasteur 2, 67100 L’Aquila (AQ), Italia — P.IVA 02106940667.

Per qualunque richiesta relativa ai dati personali, compreso l'esercizio dei diritti descritti al punto 5, il contatto è info@greenmarketing.agency. Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO): non ricorrono i casi obbligatori dell'art. 37 GDPR.

2. Dati trattati, finalità e basi giuridiche

a) Dati dell'account

Nome, indirizzo email, password e le impostazioni personali (lingua, preferenze di notifica, disposizione della dashboard). Se attivi la verifica in due passaggi o una passkey, trattiamo anche i dati tecnici necessari a quel meccanismo.

La password non viene mai conservata in chiaro: il sistema salva soltanto un hash Argon2id, dal quale la password originale non è ricavabile. Il segreto della verifica in due passaggi e i codici di recupero sono cifrati a riposo.

Finalità: creare e gestire il tuo accesso, fornire il servizio, assisterti. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR); per i log tecnici di sicurezza, legittimo interesse (art. 6.1.f) a difendere il servizio da abusi.

b) Dati che inserisci nel gestionale — di questi il titolare sei tu

Anagrafiche dei tuoi clienti, documenti, canoni, lavori, ore, spese, note e allegati. Sono dati che tu carichi e di cui tu sei titolare del trattamento: chi gestisce il servizio agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, cioè li tratta solo per farti funzionare il gestionale, su tua istruzione.

In concreto: questi dati non vengono usati per finalità proprie del servizio — non alimentano profilazione, non vengono venduti, non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, non vengono aggregati con quelli di altri utenti. L'accesso da parte di chi gestisce l'infrastruttura avviene solo per manutenzione, sicurezza o assistenza richiesta da te.

Ogni installazione è isolata: i dati di un utente non sono visibili ad altri utenti del servizio.

c) Dati di utilizzo

All'interno dell'applicazione il servizio usa Google Analytics 4 e Microsoft Clarity per capire quali funzioni vengono usate e dove l'interfaccia crea attrito. Clarity registra anche l'interazione con le pagine (movimenti del puntatore, click, scorrimento).

Questi strumenti sono parte del funzionamento del servizio: creando un account accetti che l'uso dell'applicazione venga misurato con essi, come previsto dai Termini di servizio che la registrazione richiede di accettare. Sul sito pubblico (fuori dall'applicazione) gli strumenti statistici sono invece governati dal banner di consenso del sito.

Sono attive due misure di minimizzazione già scritte nel codice, non promesse sulla carta:

• sulle schede che contengono un nome (cliente, lavoro, documento) il titolo della pagina non viene trasmesso: al suo posto viene inviata la sola sezione dell'app (per esempio clients), perché il titolo conterrebbe il nome di una persona;
• la query string non viene mai trasmessa: potrebbe contenere ciò che hai digitato nella ricerca.

Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 122 del Codice privacy per i cookie).

d) Feedback e assistenza

Il servizio integra una chat di feedback: i messaggi che invii, con la data e l'utente che li ha scritti, vengono conservati per 180 giorni e poi cancellati automaticamente (non è una promessa manuale: la cancellazione è una procedura pianificata).

Finalità: risponderti e migliorare il prodotto. Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse al miglioramento del servizio.

e) Email di servizio

Le email transazionali (verifica dell'indirizzo, reimpostazione della password, avvisi di scadenza, invio di documenti) vengono recapitate tramite Brevo, che agisce come sub-responsabile del trattamento.

Se configuri un tuo server SMTP per l'invio dei documenti ai tuoi clienti, quelle email escono dalla tua infrastruttura e non passano dai nostri fornitori.

f) Funzioni di assistente basate su intelligenza artificiale

Il servizio offre funzioni facoltative di assistente (suggerimenti, riepiloghi, risposte su ciò che hai in archivio). Quando le usi, i soli contenuti necessari a rispondere vengono inviati al fornitore del modello — Anthropic — attraverso un'infrastruttura gestita da chi eroga il servizio, che fa da tramite tecnico.

Cosa vale la pena sapere, detto senza giri di parole:

• l'invio avviene solo quando usi una funzione di assistente, non in sottofondo;
• nessuna anonimizzazione: i nomi viaggiano in chiaro. Per i suggerimenti in dashboard escono numeri aggregati (canoni, scadenze, incassi, spese, ore) e, quando servono all'analisi, il nome della tua azienda, i nomi di al massimo tre clienti e tre voci di listino e i motivi di archiviazione più ricorrenti. Non escono e-mail, telefoni, partite IVA, IBAN, indirizzi né il testo dei documenti;
• dal fumetto di feedback esce invece quello che scrivi tu: è l'unico punto in cui decidi tu il contenuto, quindi non usarlo per i dati sensibili dei tuoi clienti;
• i contenuti inviati non vengono usati per addestrare i modelli del fornitore;
• puoi in alternativa configurare una tua chiave di un fornitore di tua scelta: in quel caso il rapporto con quel fornitore è direttamente tuo;
• le capacità che allargherebbero questo elenco — la lettura estesa dei dati economici, le scritture da assistenti collegati e la riconciliazione bancaria assistita — sono spente e restano tali finché non le accendi tu, una per una, in Impostazioni › AI;
• se non usi queste funzioni, nessun contenuto del tuo archivio raggiunge un fornitore di intelligenza artificiale.

Base giuridica: esecuzione del contratto, limitatamente alla funzione che hai scelto di usare.

g) Backup

I backup del database e degli allegati sono conservati su Cloudflare R2 con cifratura lato client (restic): i dati vengono cifrati prima di lasciare il server, quindi il fornitore dello spazio di archiviazione non è in grado di leggerli.

Base giuridica: legittimo interesse alla continuità del servizio e alla protezione da perdita di dati (art. 32 GDPR, misure di sicurezza).

3. Dove vengono trattati i dati

L'applicazione e il suo database girano su server dedicati situati in Contabo GmbH, datacenter in Germania (Unione Europea).

Alcuni fornitori hanno sede o infrastruttura fuori dall'Unione europea: Anthropic (assistente AI), Microsoft (Clarity), Google (Analytics), Cloudflare (spazio di backup). I trasferimenti avvengono sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR — clausole contrattuali standard (SCC) e, dove applicabile, adesione del fornitore all'EU-U.S. Data Privacy Framework. Per i backup si aggiunge una garanzia tecnica: come detto al punto 2.g, i dati arrivano al fornitore già cifrati.

4. Per quanto tempo

• Account e dati del gestionale: per tutto il tempo in cui l'account è attivo. Alla chiusura vengono cancellati, salvo ciò che va conservato per obbligo di legge.
• Documenti con rilevanza fiscale: 10 anni, come impongono le norme civilistiche e tributarie italiane (art. 2220 c.c. e normativa IVA). Questo termine prevale sulla richiesta di cancellazione.
• Messaggi di feedback e assistenza: 180 giorni.
• Backup: conservati a rotazione, con eliminazione automatica delle copie più vecchie; una cancellazione richiesta si propaga ai backup entro il ciclo di rotazione.
• Log tecnici e di sicurezza: il tempo necessario a individuare e ricostruire abusi, e comunque non oltre 12 mesi.

5. I tuoi diritti

Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15-22 GDPR:

• accesso ai tuoi dati e alle informazioni sul trattamento (art. 15);
• rettifica dei dati inesatti (art. 16);
• cancellazione, nei limiti degli obblighi di conservazione (art. 17);
• limitazione del trattamento (art. 18);
• portabilità (art. 20): il servizio mette a disposizione l'esportazione in formato CSV delle liste principali, che puoi usare in autonomia e in qualsiasi momento;
• opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21).

Le richieste vanno inviate all'indirizzo indicato al punto 1 e ricevono risposta entro un mese. Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o rivolgerti all'autorità giudiziaria.

6. Cookie e tecnologie simili

Il servizio usa il numero minimo di cookie necessari a funzionare, più quelli statistici descritti al punto 2.c, attivi all'interno dell'applicazione come parte del servizio. Nessun cookie pubblicitario, nessuna condivisione con circuiti di advertising.

I cookie tecnici non richiedono consenso (art. 122 del Codice privacy): senza di loro il servizio non può funzionare. Quelli statistici sono parte del funzionamento dell'applicazione, come descritto al punto 2.c; sul sito pubblico sono governati dal banner di consenso del sito.

7. Modifiche a questa informativa

Se il trattamento cambia — un fornitore nuovo, una finalità nuova — questa pagina viene aggiornata e la data in testa cambia.